电子文件的特点及管理

于泽昕


　　随着我国信息技术的迅猛发展，计算机越来越广泛地被应用于人类社会活动的方方面面，产生的电子文件也越来越多。电子文件是指能被计算机系统识别处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传输数字代码序列。由于电子文件的传输快捷性、可复制性等优点，使得无纸化办公成为现实，这就给档案管理工作提出了一个新的课题。档案管理如何适应信息化时代的步伐，做到与时俱进不断创新发展，已成为当前档案工作者需要不断加以关注和研究解决的新问题。

一、电子文件的特点

　　1、操作方便，简单易行，自动分类组合，便于管理。传统的档案管理模式是，档案由文书处理部门立卷，档案业务部门接收，文件一年一归档。传统的档案管理十分注重档案的整理分类。因为是手工检索，需要整理清楚，分类精细，将每份文件归人相应的类别和合适的案卷，便于日后检索。分类和组卷花费了档案人员大量的时间和精力。在计算机管理信息系统中，文件与档案的界限已不复存在。文书处理人员、业务人员和档案管理人员共享一个办公信息管理系统，电子文件一旦形成，可以马上储存，随时归档。有关部门既可以将应归档的电子文件的最终版本经过整理，按档案部门归档，也可将在日常工作中形成的各种文件材料直接通过计算机网络系统随时传输到档案部门，档案部门再根据归档的要求，及时将有保存价值的电子文件信息下载或刻录到光盘等载体上记录下来，转化为电子档案。

　　2、容量大，何种小，节省库房存储空间。传统的纸质档案需庞大的库房和装具来进行存放和保管，而电子文件载体所容纳的信息量是纸质档案所无法比拟的。在保管上，它可以大大节省档案装具和库房空间，降低保管成本。

　　3、检索快捷，提高档案利用率。利用者要借阅纸质档案，必须到档案室或档案馆办理借阅手续，借阅后如需复制档案，还需办理审批手续。在办公造化系统中，储存电子文件的信息数据库是档案部门与办公业务部门共享的，用户可通过办公室的电脑在档案部门的网络上直接查找并选择档案信息，并可方便地复制存储方便快捷。

二、电子文件对档案管理的影响

　　电子文件能在通信网络上迅速地进行传递；它的利用不受时间和距离的影响，可共享，但它不再具有纸质文件的直观性，需要借助计算机等数字设备才能阅读、处理，并且它的保管上对环境的温湿度、防磁性等要求也很高，使其在诸多方面对档案管理产生了影响。

　　1、改变了原有的管理对象、流程和方法。电子文件材料由拟稿者直接输入磁盘，并可在磁盘上进行修改加工，一旦贮入办公信息数据之中，即由档案、技术人员所共享，这就使文件材料与档案之间不再有明显的界限。可随时产生，随时更改，归档时，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

　　2、改变了分类方式。鉴于电子文件信息与载体的可分离性，档案的实体分类整理将被概念分类整理所取代。这是因为实体分类的结果仅能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要。但在电子文件的环境中，文件的形式循征和内容循征都已经发生了变化，电子文件材料可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整合，不再需要像纸质文件那样进行繁重的实体分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公造化系统对电子文件进行自由组合分类整理。

　　3、改变了鉴定的内容、标准和方法。由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值的可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将随之扩大，电子文件的读取软件甚至操作系统均被列入分析范围。传统的档案价值鉴定要求根据文件的凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和将会不断地修改和补充，故而很难对其划定固定的保管期限。再加上目前电子文件的凭证价值尚无法律保证，其鉴定、管理方法亦无定论。

三、加强电子文件管理的主要措施

　　1、解决好电子文件的保存问题。电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。磁性物质极易受外磁场影响而导致退磁、消磁，光盘是利用激光进行信息存取的，它由盘基、记录介质和保护层等部分组成，而目前光盘常用的记录介质不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。所以要长久保存电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

　　2、建立电子档案。目前，正处于纸质文件和电子文件并存的过渡期，认真做好归档的电子文件的技术处理工作显得尤为重要。新型电子文件材料的归档势在必行，要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，从保护电子文件的原始信息入手，通过技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。

　　3、提高电子文件管理人才的业务素质。面对调整发展的信息时代，档案管理人员必须拓宽知识面、优化知识结构，既要具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的基本原则和方法，又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等，努力尤为适合信息时代发展的复合型人才。

中国 伊拉克


中华人民共和国政府和伊拉共和国政府航空交通运输协定


　　中华人民共和国政府和伊拉克共和国政府（以下简称缔约双方），为了便利中伊两国人民的友好往来，发展两国民航的相互关系，加强反帝反殖斗争，根据互相尊重主权、平等互利和友好合作的原则，就建立两国间以及至两国以外地区的航空交通，协议如下：

　　　　　　　　　　　　　　　　　　第一条

　　一、 缔约一方给予缔约对方指定航空交通运输企业（以下简称指定空运企业）在本协定附件所规定的航线（以下简称规定航线）上，从事载运国际旅客、行李、货物、邮件的定期飞行权利。

　　二、 缔约一方指定空运企业的飞机，在缔约对方领土上空飞行时，必须遵守缔约对方关于航路和国境走廊的规定。

　　三、 缔约一方在规定航线上开始定期飞行的时间，至迟应在开航前六十天通知缔约对方，并取得缔约对方同意后方可飞行。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　第二条

　　一、 中华人民共和国政府指定“中国民用航空总局国际业务局”为经营规定航线的空运企业，伊拉克共和国政府指定“伊拉克航空公司”为经营规定航线的空运企业。

　　二、 缔约双方指定空运企业的主要所有权和有效控制权，应属于各该缔约方。

　　三、 经营规定航线的班次、机型、班期时刻，由缔约双方民航当局协议；客货运价、运输章程和业务代理等，由缔约双方指定空运企业协议，并应取得双方民航当局同意。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　第三条

　　缔约一方应在其领土内，为缔约对方指定空运企业规定开航使用的机场和备降机场，并提供在规定航线上安全飞行所需的通信、导航、灯光、气象、燃油、润滑油和其他附属服务。

　　缔约双方间航空固定业务通信办法，由缔约双方民航当局商定。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　第四条

　　一、 缔约一方指定空运企业的飞机、旅客、空勤组、行李、货物和邮件，在缔约对方领土内，必须遵守缔约对方现行的业务经营、航行、入境、出境、海关和检疫等法令和规定。

　　二、 缔约一方指定空运企业的飞机在规定航线上飞行时，应具有本国国籍标志和登记标志，并携带登记证、适航证、航行记录表、机上无线电台使用许可证、空勤组成员的有效执照和名单、注明起讫地点的旅客名单、货物和邮件舱单。缔约一方的上述有效证件，缔约对方应承认其有效。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　第五条

　　一、 缔约双方指定空运企业在规定航线上飞行的空勤组成员，应分别为本国的公民。

　　二、 缔约一方给予缔约对方指定空运企业在其领土内通航的一个地点设立代表机构的权利。代表机构人数由双方指定空运企业商定，此项人员应分别为中华人民共和国或伊拉克共和国公民，并可雇佣驻在国的公民。

　　三、 缔约一方在其领土内，对缔约对方指定空运企业的代表机构和人员，应给予协助和便利，并保证其安全；对缔约对方指定空运企业的飞机、器材和其他财产亦应采取安全措施。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　第六条

　　一、 缔约一方在其领土内，对缔约对方指定空运企业在规定航线上飞行的飞机、留置在飞机上供飞机使用的燃油、油料、润滑油、备换零件、正常设备和机上供应品，应豁免关税、检验费和类似费用；对缔约对方指定空运企业为经营规定航线运入缔约一方领土内的上述物品，应由海关监管，并收取保管费用，但免征关税、检验费和类似费用；缔约对方指定空运企业的飞机在缔约一方领土内加注和使用缔约一方的上述物品，应遵守缔约一方的法令和规定。

　　二、 缔约一方向缔约对方指定空运企业征收在其领土内使用机场和其他设备费用的费率，不应高于对其他国家空运企业所规定的费率。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　第七条

　　根据缔约双方的法令和规定，并在互惠的基础上，缔约一方指定空运企业对其应付缔约对方指定空运企业的款项，应在收到对方帐单以后六十天内，汇交缔约对方指定空运企业的指定银行帐户。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　第八条

　　缔约一方指定空运企业的飞机在缔约对方领土内遇险或失事时，缔约对方应采取营救措施，并对旅客和空勤组提供援救，尽力保护飞机和机内裁载物，同时立即通知缔约一方。对于失事情况，缔约对方应负责调查，并将结果通知缔约一方。缔约一方可派员参加调查。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　第九条

　　缔约双方民航当局如对本协定的解释或实施发生分歧，应本着友好合作的精神协商解决，如不能取得一致意见，则由缔约双方通过外交途径解决。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　第十条

　　缔约一方如认为需要修改本协定或其附件时，可随时要求与缔约对方进行磋商，并应于缔约对方收到要求之日后六十天内开始。经双方达成协议的修改条款，在双方换文证实后生效。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　第十一条

　　一、 缔约一方或缔约一方指定空运企业如不遵守本协定的规定，缔约对方有权暂停或者撤销缔约一方指定空运企业行使本协定规定的权利。

　　二、 缔约一方如欲终止本协定，可随时书面通知缔约对方，在缔约对方收到通知之日起六个月以后本协定即行终止。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　第十二条

　　本协定自一九七O年二月十五日起生效。

　　本协定于一九六九年十一月七日在北京签订，共两份，每份都用中文和阿拉伯文写成，两种文本具有同等效力。另附英文译本，供解释时参考。


　　　　　　　　　　　　　　　　　　附　　件

　　一、 中华人民共和国政府指定空运企业经营以下往返航线：

　　由中国的一点——经缔约双方协议的第三国的地点——伊拉克的巴格达和巴士拉——经缔约双方协议的其他第三国的地点。

　　二、 伊拉克共和国政府指定空运企业经营以下往返往线：

　　由伊拉克的一点——经缔约双方协议的第三国的地点——中国的广州和上海——经缔约双方协议的其他第三国的地点。

　　三、 缔约一方指定空运企业在缔约对方领土内一点至另一点间无业务权，不论此项业务的始发站或终点站为何地。

　　四、 缔约一方指定空运企业的飞机，至少应在规定航线上缔约对方境内的一点降停，但在规定航线上的其他各点可以飞越而不降停。